Funzionalità

Pratiche

Gestione pratiche

Dal momento in cui il cliente entra allo sportello fino alla consegna.

• Catalogo serviziOgni servizio ha prezzo, tempi previsti e l'elenco dei documenti richiesti. CAF, Patronato, assistenza fiscale, appuntamenti.
• Coda di lavoro condivisaLe pratiche non assegnate sono visibili a tutto il back-office. Chi la prende in carico se la assegna. Due operatori non possono prendere la stessa pratica.
• Ciclo dei documenti mancantiL'operatore segnala cosa manca, lo sportello riceve il messaggio, carica il documento e la pratica riparte da sola con lo stesso operatore assegnato.
• Documento di consegna obbligatorioNessuna pratica si chiude senza. È una regola del sistema, non una convenzione.
• Cronologia completaOgni cambio di stato, commento e documento resta registrato sulla pratica.
• Commenti interni o condivisiAlcuni messaggi li vede anche lo sportello, altri restano tra il back-office e l'amministratore.

Contabilità

Portafoglio prepagato per sportello

Il modo in cui il denaro tra sportelli smette di essere un problema di fine mese.

• Importo impegnato all'aperturaQuando si apre una pratica, il prezzo viene riservato sul portafoglio dello sportello. Nessuno può accumulare lavoro che non può coprire.
• Addebito solo alla consegnaL'importo viene effettivamente addebitato quando la pratica è chiusa.
• Contabilità in partita doppiaLe scritture non si modificano e non si cancellano: una correzione è una nuova scrittura. Lo storico resta sempre verificabile.
• Il saldo non va mai in negativoL'eventuale debito è tracciato a parte. Ogni versamento salda prima il debito, poi diventa credito spendibile.
• Fido con scadenzaL'amministratore può concedere un fido a uno sportello, con data di scadenza e promemoria automatici.
• Ricariche con prova di pagamentoLo sportello carica la ricevuta, l'amministratore approva o rifiuta. Ogni passaggio resta a storico.

Documenti

Archivio tracciato

• Archivio privatoI documenti non sono mai su una cartella pubblica. L'accesso dipende dal ruolo e dalla pratica.
• Filigrana al downloadL'originale in archivio resta pulito; la filigrana viene applicata al momento del download.
• Nomi file ordinati automaticamenteScaricando cento documenti, si raggruppano da soli per pratica. Nessuna rinomina a mano.
• Scadenze sotto controlloData di rilascio, ente, numero e data di scadenza su ogni documento.

Clienti e report

Anagrafica e cruscotti

• Anagrafica con codice fiscaleCodice fiscale, dati di nascita, contatti e indirizzo. La ricerca funziona anche invertendo nome e cognome.
• Un cruscotto per ogni ruoloLo sportello vede saldo e pratiche da completare; il back-office vede la propria coda; il titolare vede l'andamento di tutta l'attività.
• Report periodiciAndamento per periodo e per sportello, con saldo e fido correnti accanto ai dati del periodo.
• Bacheca internaComunicazioni allo staff con pubblicazione e scadenza programmate.
• Italiano e ingleseIl sistema è disponibile in entrambe le lingue, per utente.