Il gestionale per CAF, Patronati e centri servizi.
Pratiche, documenti, clienti e portafoglio prepagato — in un'unica piattaforma, per tutte le sedi.
Il problema
Fogli Excel, cartelle condivise, telefonate.
Finché lo sportello è uno, si può fare. Quando gli sportelli diventano due, ogni cosa inizia a costare tempo.
Pratiche ferme
Manca un documento, qualcuno doveva chiamare il cliente, nessuno se lo ricorda. La pratica resta lì per settimane.
Conti che non tornano
A fine mese bisogna capire quale sportello ha speso quanto, chi ha pagato e chi no. Sempre a memoria, sempre discutendo.
Documenti sparsi
Cartelle condivise, allegati nelle email, chiavette. Dati particolari dei clienti, senza tracciamento di chi li apre.
La soluzione
Un unico posto dove tutto è tracciato.
- Gestione pratiche dall'apertura alla consegna Coda di lavoro condivisa, scadenze, stato sempre aggiornato. Ogni pratica ha la sua cronologia completa: chi ha fatto cosa e quando.
- Il ciclo dei documenti mancanti Quando manca un documento, il sistema avvisa chi deve caricarlo con il messaggio dell'operatore. Appena il documento arriva, la pratica riparte da sola — con lo stesso operatore già assegnato.
- Portafoglio prepagato per ogni sportello L'importo viene impegnato all'apertura della pratica e addebitato solo alla consegna. Contabilità in partita doppia, fido con scadenza, saldo che non va mai in negativo.
- Documenti al sicuro e tracciati Archivio privato, filigrana applicata al download, accessi registrati, scadenze dei documenti sotto controllo.
- Ogni ruolo vede quello che gli serve Titolare, operatore di sportello, back-office e amministratore di sistema hanno viste e permessi diversi. Il menu si costruisce dai permessi: nessuno vede quello che non può usare.
Come funziona
Il percorso di una pratica.
-
Apertura L'operatore di sportello sceglie il servizio e carica i documenti del cliente. L'importo viene impegnato sul portafoglio dello sportello.
-
Presa in carico La pratica entra nella coda condivisa. Un operatore di back-office la prende in carico e imposta la data prevista.
-
Documenti mancanti, se servono Se manca qualcosa, l'operatore lo segnala. Lo sportello riceve il messaggio, carica il documento, la pratica riparte automaticamente.
-
Consegna Il documento di consegna è obbligatorio: senza, la pratica non si può chiudere. Alla chiusura l'importo viene addebitato.
Sicurezza
Trattate dati particolari.
Il sistema è costruito di conseguenza.
Invalidità civile, ISEE, permessi di soggiorno. Sono dati che richiedono più di una password e una cartella condivisa.
- Autenticazione a due fattoriCon app authenticator e codici di recupero.
- Dati ospitati nell'Unione EuropeaNon escono dall'UE.
- Registro completo degli accessiChi ha aperto cosa, quando, da quale dispositivo.
- Cancellazione automaticaI dati vengono eliminati secondo i termini di conservazione.
Domande frequenti
Le domande che ci fanno più spesso.
Quanto tempo serve per iniziare a usarlo?
Configuriamo insieme il catalogo dei servizi e i documenti richiesti, poi si parte. Non serve installare niente: si accede dal browser.
Funziona con più sedi?
Sì. Ogni sportello ha il suo portafoglio e le sue pratiche, mentre il titolare vede tutto da un unico cruscotto.
Il cliente finale accede al sistema?
No. Il cliente è servito dall'operatore allo sportello. Un portale dedicato al cliente è previsto in roadmap.
C'è la firma digitale?
È in roadmap. Quando la faremo, sarà integrando un prestatore di servizi fiduciari qualificato e accreditato: non improvvisiamo una firma che poi non ha valore legale. Oggi i documenti sono tracciati e filigranati al download.
Funziona da telefono?
L'interfaccia funziona da telefono e tablet. Non esiste un'app nativa da installare.
Trenta minuti, senza impegno.
Le mostriamo il sistema con i vostri servizi e rispondiamo alle vostre domande. Se non fa per voi, ce lo diciamo subito.